Die Frage: Wie ist eine Vereinfachung und Beschleunigung der privatärztlichen Abrechnung zu erreichen? Die Antwort: Durch das Nutzen internationaler Standards und maßgeschneiderter Lösungen für den Datenbedarf der Privatabrechnung. Gemeinsam mit der CGM Clinical Europe GmbH hat die PVS holding eine entsprechende Lösung entwickelt, die für einen in die IT-Infrastruktur integrierten, schlankeren Arbeitsprozess und ideale Abrechnungsvoraussetzungen sorgt.
Seitdem die Erfassung medizinischer Leistungen und fallbezogener Metadaten von Patienten häufig nicht mehr in Papierform, sondern digital verläuft, bestehen neben allerlei Vorteilen auch neue Herausforderungen für alle Beteiligten. Durch die Umstellung auf eine hauptsächlich elektronische Datenverarbeitung ergibt sich die Problematik, dass die von der PVS betreuten Krankenhäuser einen unterschiedlichen Digitalisierungsgrad aufweisen und es keine, explizit für die Privatliquidation ausgelegten, Lösungen seitens der Systemhersteller gab, so dass häufig individuell gangbare Wege gesucht und auf Grundlage der vorhandenen Systeme etabliert werden müssen. So werden z. B. Fernzugriffe auf das KIS und Subsysteme immer wieder diskutiert, ohne dass es die Möglichkeit gibt alle Systeme so zu konfigurieren, dass nur auf die Daten von Patienten zugegriffen werden kann, welche entsprechend zur Weitergabe der Daten zu Abrechnungszwecken an die PVS, eingewilligt haben. Aus Effizienz- und Datenschutzgründen ist dieses Vorgehen grundsätzlich kaum tragbar. Der Rückgriff auf verschiedene Voraussetzungen in den Kliniken sorgte beim Abrechnungsdienstleiter somit dafür, dass eine uneinheitliche Menge an Datenformaten und Übertragungswegen vorlag.
Doch nicht nur für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der PVS holding bedeutete dies einen erhöhten Aufwand. Insbesondere in den Krankenhäusern selbst kann Digitalisierung so kaum entlasten, wie Stephan Buttgereit, Produktmanager der PVS holding, verdeutlicht: „Für die Kolleginnen und Kollegen in den dortigen Sekretariaten oder im Patientenmanagement galt es, auf manuellem Wege Fallakten aus den Archivsystemen zu exportieren, diese unter Umständen noch aufzubereiten und schließlich an uns zu übergeben. Der Papierprozess wurde häufig digital adaptiert.“
Ideale Prozesse für die externe Privatliquidation mit CGM Clinical Archive
Eine möglichst automatisierte Lösung mit einheitlichen Metadaten für die Abrechnung musste her, die man seitens der PVS holding beim Entwicklungspartner, der CGM Clinical Europe GmbH, gefunden hat. Dank des Archivsystems CGM Clinical Archive können fortan optimale eAkten-Prozesse für die externe Privatliquidation etabliert werden. Mit CGM Clinical Archive profitiert die Klinik von einem zentralen Speicher für die Langzeitarchivierung klinischer, administrativer oder kaufmännischer Dokumente. Auch Daten aus Scanprozessen, dem KIS oder Sub-/Spezialsystemen wandern ins digitale Archiv.
Dort ist man von der neuen Lösung überzeugt, wie Petra Paternostro, Senior Consultant für CGM Clinical Archive, verdeutlicht: „Durch eine elektronische Übertragung der Unterlagen können die Originale im Krankenhaus verbleiben und sind so jederzeit greifbar. Vor allem jedoch liegen den externen Dienstleistern die Akten durch die elektronische Übermittlung in Echtzeit vor, welches die Faktura und damit den Liquiditätsfluss beschleunigt.“
Die Universitätsmedizin Essen als Treiber der digitalen Transformation
Nach der erfolgreichen gemeinsamen Entwicklungsarbeit galt es einen Pilotpartner zu finden. Bei der Universitätsmedizin Essen wurde man mit offenen Armen empfangen. Die Universitätsmedizin Essen begreift Digitalisierung als einmalige Chance, das Krankenhaus der Zukunft zu gestalten. Die Idee des vernetzten Smart Hospital an der UME umfasst dabei sämtliche Bereiche und ist dort als unternehmerische Strategie Grundlage aller Entscheidungen.
Die Transformation der Universitätsmedizin Essen zum Smart Hospital ist kein Selbstzweck, sondern verfolgt klare Ziele, so zum Beispiel verbesserte Arbeitsbedingungen für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Die Vision der prozessoptimalen, IT-gestützten Privatliquidation passte perfekt ins Gesamtkonstrukt, wie Dr. Rauwolf, Zentrale IT – Abteilung klinische Systeme – Digitales Archiv, unterstreicht: „Es ergibt sich ein zusätzlicher Nutzen, indem die bestehende IT-Infrastruktur mit geringem Aufwand erweitert wurde, um digitalisierte Akten nicht nur für die klinische Arbeit zu nutzen, sondern auch für die Privatliquidation.“
Dank einer intuitiven Bedienung lassen sich die Abläufe mit CGM Clinical Archive bestens in die tägliche Arbeit integrieren. Die Übergabe der Akten geschieht durch eine einfache Freigabe direkt im Archivsystem. Alle weiteren Prozessschritte finden nun im Hintergrund ohne menschliche Eingriffe statt. Und wie gestaltet sich der weitere Verlauf?
Vom Archivsystem des Krankenhauses (CGM Clinical Archive) gelangen die Abrechnungsdaten mittels eines von der PVS entwickelten HL7-Relays strukturiert zur Abrechnungsstelle. Kleinere Datenmengen und ein insgesamt schnellerer Prozess garantieren dabei eine Entlastung des Personals im Krankenhaus. Die lokale Ablage hochsensibler Daten, mit dem Bedarf diese anschließend wieder zu löschen, wurde dadurch obsolet. Stephan Buttgereit sieht viel Potenzial in diesem umfassenden Lösungskonzept für die Prozesse im Krankenhaus: „Die betroffenen Mitarbeiter in den Krankenhäusern werden von administrativen Prozessen befreit und können ihre freigewordenen Ressourcen zum Wohle der Patienten oder für andere sinnvolle Tätigkeiten einbringen.“
Das kann man an der Universitätsmedizin Essen nur bestätigen: „Die Bedienung ist einfach und schnell erlernbar. Der Start und die vorherigen Tests sind gut gelaufen. Durch weniger Papierausdrucke können wir nun Kosten einsparen. Die Vorbereitung für die Abrechnung der Akten und Ambulanzbriefe geht schneller und ich spare Zeit, weil keine fehlenden Befunde mehr nachgefordert werden müssen“, so Frau Wirscheim, Chefarztsekretariat von Univ.-Prof. Dr. Clemens Aigner, Klinik für Thoraxchirurgie und thorakale Endoskopie.
Auf Seiten der PVS holding, als ärztliches, berufsständisches Selbstverwaltungsorgan, weiß man es zu schätzen, dass Personal entlastet wird und einheitlich strukturierte Daten und Akten eingehen. Stephan Buttgereit: “Die Lösung kommt meiner Vision von PVS as a Service sehr nahe. Wir sind nur einen Knopfdruck entfernt und trotzdem mit voller Leistungsfähigkeit und Abrechnungskompetenz für unsere Partner da. Durch die Standardisierung und die hohe Datenqualität trägt diese Lösung erheblich zur leistungsgerechten Erlössicherung und somit zur Finanzierung unserer Krankenhäuser bei.“
Aus der Serie: PVS dialog – Sicher, digital und kontaktlos #PVSasaService
Ob einzelne Praxen oder große Kliniken – das Online-Portal PVS dialog erlaubt jederzeit einen schnellen Zugriff auf Kontostände und Informationen zur Rechnungserfassung. Für die Nutzung der Kommunikationsplattform garantiert die PVS absolute Datensicherheit. So punktet der digitale eKontoauszug etwa mit einer direkten Verfügbarkeit der Daten zum ersten Werktag eines Monats und einer Entlastung der Buchhaltung dank direktem CSV-Import in das jeweilige individuelle System. Auch in Sachen elektronischer Fallaktenübertragung bietet PVS dialog eine moderne Lösung an: Die externe Privatliquidation erfolgt durch Anschluss an eine Cloud digital, sodass administrative Prozesse effizient gesenkt werden können.
Das Tool der Fallgesamtheitsprüfung hingegen stellt die Vollständigkeit einer jeden Abrechnung sicher. Die Anzeige des Bearbeitungsstatus sowie von überfälligen oder unvollständigen Falldaten sorgt für eine Verbesserung der Wirtschaftlichkeit und hilft dabei, Potenziale aufzudecken. Und auch Patienten profitieren von der modernen Lösung: Das bereitgestellte PVS Patientenportal bietet die Möglichkeit, bei Fragen zur Rechnungsstellung rund um die Uhr Kontakt aufzunehmen. Praxen und Kliniken haben zudem die Möglichkeit, diesen Service auf ihrer jeweiligen Internetseite zu verlinken.
Die Bedeutung eines komplett kontaktlosen Ablaufs der Abrechnungsprozesse hat spätestens seit der Corona-Krise zugenommen. In unserer Serie „Säulen der digitalen Transformation in der Privatabrechnung – PVS as a service“ stellen wir in jeder Ausgabe neue Features des Online-Portals PVS dialog vor.
