Die optimierte Gestaltung der täglichen Geschäftsprozesse bietet Unternehmen große Einsparpotenziale. Im „Unternehmen Krankenhaus“ mit seinen vielen verschiedenen Prozessen lohnt sich ein prüfender Blick ganz besonders. Dabei kommt neben der kaufmännischen Betrachtung insbesondere der technischen Umsetzung eine Schlüsselrolle zu. Als starkes Team präsentieren sich DMI und die PVS holding. Beide sind in ihren Segmenten Branchenführer und prägen das Gesundheitswesen immer wieder mit neuen Impulsen und Entwicklungen. In Kooperation mit DMI, dem führenden Dienstleister für Digitalisierung und Archivierung von Patientenakten, bietet die PVS holding jetzt die Möglichkeit einer effizienten digitalen Fallaktenübertragung an. Dieser gemeinsame Service reduziert massiv den Aufwand der administrativen Prozesse bei der stationären Privatabrechnung und garantiert eine leistungsgerechte Erlössicherung der Krankenhäuser.
Im gemeinsamen PVS einblick-Interview: Stephan Buttgereit, IT-Koordinator der PVS holding, Thomas Heßling, Geschäftsführer bei DMI und Anke Rehnelt, Leitung Erlösmanagement der Katholisches Klinikum Lünen/Werne GmbH über PVS as a Service mit System- und Dienstleistungen von DMI.
Wie stellt sich aktuell die Akten- und Datenbereitstellung als Grundlage zur Durchführung der Privatliquidation aus Sicht der PVS dar?
Stephan Buttgereit (PVS): Tatsächlich führen viele Kliniken noch großteils konventionelle Papierakten, die uns dann auch für die Durchführung der Privatliquidation bereitgestellt werden. Hinzu kommt, dass manche Kliniken einen Teil ihrer Dokumentation nicht archivieren und liebgewonnene Prozesse der dezentralen Datenhaltung beibehalten möchten. Papierakten sind insofern nicht selten mehrere Wochen „unterwegs“ und stehen dem Klinikum dann nicht oder nur unvollständig für den kurzfristigen Bedarf zur Verfügung.
Welche Folgen hat das Festhalten an der Papierakte?
Stephan Buttgereit (PVS): Es entstehen mitunter aufwändige Prozesse. Damit dem Abrechnungsdienstleister vollständige Akten bereitgestellt werden können, müssen digitale Dokumente oder Digitalisate im Rahmen der Papieraktenabrechnung in Massen reanalogisiert werden. Dann wiederum gibt es Kliniken, die zwar über vollständige, digitalisierte Fallakten in den Archivsystemen verfügen, in denen der Export und Übergabeprozess aber manuell per Upload erfolgt.
Nun ist der Umstieg auf die digitale Fallaktenbearbeitung in der Umsetzung. Was sind die Leistungsbestandteile und welche Vorteile sind zu erwarten?
Thomas Heßling (DMI): Der Prozess läuft von Beginn der Patientenaufnahme bis zur Abrechnung über lückenlose HL7-Kommunikation digital. Noch vorhandenes Papier wird direkt nach der Patientenentlassung digitalisiert hinzugefügt. System und Service kommen aus einer Hand und sind im Informationssicherheits-, Datenschutz- und Qualitätsmanagementsystem (IDQMS) von DMI nach ISO 9001/27001 zertifiziert. Basis des Systems ist die Sicherstellung einer vollständigen und inhaltlich qualifizierten digitalen Fallakte. Hier versorgen wir als DMI mehr als 800 Kliniken mit Systemleistungen der Akten- und Dokumentenverwaltung sowie Dienstleitungen zur Digitalisierung, Konsolidierung und Qualifizierung der Fallakten und deren beweiswerterhaltende Langzeitarchivierung. Darüber hinaus sind die Kliniken über die DMI Private Cloud mit Leistungspartnern wie den Privatabrechnungsdienstleistern verbunden. Die Verwaltung der Privat-Fallakten in den Sekretariaten und/oder im Patientenmanagement der Kliniken erfolgt mittels HL7-Kommunikation zum KIS im DMI AVP (Dieses System wird in Lünen und in über 400 Kliniken eingesetzt) oder in einem anderen Anwendungssystem. Nach Digitalisierung der Papierakte/-dokumente und qualifizierter Konsolidierung mit den digitalen Dokumenten sowie entsprechender Statusanzeige im DMI AVP wird der Fall vom Chefarztsekretariat oder Patientenmanagement zur Privatliquidation freigegeben. Damit stehen die Vorgänge in der DMI Private Cloud den Abrechnungsdienstleistern zur direkten Beauskunftung in der DMI SaaS-Lösung oder zum Download in ein eigenes System zur Verfügung.
Stephan Buttgereit (PVS): Im Vordergrund steht vor allem die Reduzierung des administrativen Aufwands in den Chefarztsekretariaten oder im Patientenmanagement. Bei AVP8-Häusern wird PVS-seitig durch die Eingabe der vierstelligen DMI-Kundennummer im Kommunikationsportal PVS dialog bereits alles Notwendige automatisch vorbereitet: Der Informationsaustausch mit DMI wird in Form einer Datei bereitgestellt, die der Kunde entsprechend an DMI weitergibt. Einfacher geht es nicht – und die IT wird nicht belastet. Darüber hinaus profitieren unsere Kunden von der zeitnahen, vollständig digitalen Verfügbarkeit der lückenlosen Fallakten und der gutstrukturierten Identifikation abrechnungsrelevanter Dokumente und Daten. In Bezug auf die Abrechnungssicherheit profitieren wir zusätzlich auch von der zertifizierten Gesamtleistung des Spezialisten für Patientendatenverarbeitung DMI. Auf dieser Grundlage sind sowohl Einsparungen im Prozess als auch eine verbesserte Compliancebasis für die Abrechnung gewährleistet.
Welche Vorteile sprechen für den gemeinsamen Service von DMI und der PVS holding?
Thomas Heßling (DMI): Wir als DMI kennen die Komplexität von Prozessen rund um die Patientenakte und unterstützen als Archivar 4.0 die digitale Transformation informationsbasierter Prozesse in den Kliniken. Für den Erfolg des Prozesses der Privatliquidation ist die zeitnahe effiziente Bearbeitung zur vollständigen und beweissicheren Abrechnung gegenüber den privaten Kostenträgern entscheidend. Diese Zielsetzung verfolgt die PVS mit dem Bewusstsein, dass dies letztendlich nur gewährleistet werden kann, wenn das unterstützende Akten- und Datenmanagement entsprechend zuarbeitet. DMI sorgt für diese Zuarbeit und ist ein nachhaltig verlässlicher Prozesspartner für die PVS.
Stephan Buttgereit (PVS): Die PVS ist ein über Jahrzehnte erfahrener Dienstleister für einen sehr wichtigen und hochspezialisierten Abrechnungsdienst für Kliniken. Wir streben danach, unseren Kunden ein Höchstmaß an Prozesseffizienz und Ergebnisqualität im Abrechnungsprozess zu liefern. Dabei sind wir aber auch vom Akten- und Datenmanagement des Klinikums abhängig. Bei diesem Thema ist DMI seit über fünf Jahrzehnten ein absoluter Kompetenzträger und Qualitätsanbieter im deutschen Gesundheitswesen. Es ist für uns im Sinne unserer Kunden ein großer Vorteil, in DMI einen Partner zu haben, der System und Services für ein effizientes und sicheres Akten- und Datenmanagement liefert. Unsere Projekte mit DMI funktionieren. Wir sind vom Nutzen der Zusammenarbeit vollends überzeugt.
Anke Rehnelt (Klinikum Lünen/Werne): Gerne bestätige ich die partnerschaftlichen Aussagen unserer beiden Dienstleistungspartner. Man merkt, dass mit DMI und PVS zwei erfahrene Prozessspezialisten zusammenkommen, die in ihren Kompetenzen komplementär sind und “Hand in Hand“ zusammenarbeiten. Das ist für ein erfolgreiches IT-Projekt sehr wichtig und spiegelt sich in unserem Projekterfolg auch entsprechend wider. Verschwendung wertvoller Zeitressourcen bei den betroffenen Fachkräften durch die Privatabrechnung gehören bei uns der Vergangenheit an. Heute profitieren wir von einem digitalisierten, effizienten und sicheren Prozess in einem wichtigen Bereich des Erlösmanagements. Davon profitiert das gesamte Unternehmen Krankenhaus.
Aus der Serie: PVS dialog – Sicher, digital und kontaktlos #PVSasaService
Ob einzelne Praxen oder große Kliniken – das Online-Portal PVS dialog erlaubt jederzeit einen schnellen Zugriff auf Kontostände und Informationen zur Rechnungserfassung. Für die Nutzung der Kommunikationsplattform garantiert die PVS absolute Datensicherheit. So punktet der digitale eKontoauszug etwa mit einer direkten Verfügbarkeit der Daten zum ersten Werktag eines Monats und einer Entlastung der Buchhaltung dank direktem CSV-Import in das jeweilige individuelle System. Auch in Sachen elektronischer Fallaktenübertragung bietet PVS dialog eine moderne Lösung an: Die externe Privatliquidation erfolgt durch Anschluss an eine Cloud digital, sodass administrative Prozesse effizient gesenkt werden können.
Das Tool der Fallgesamtheitsprüfung hingegen stellt die Vollständigkeit einer jeden Abrechnung sicher. Die Anzeige des Bearbeitungsstatus sowie von überfälligen oder unvollständigen Falldaten sorgt für eine Verbesserung der Wirtschaftlichkeit und hilft dabei, Potenziale aufzudecken. Und auch Patienten profitieren von der modernen Lösung: Das bereitgestellte PVS Patientenportal bietet die Möglichkeit, bei Fragen zur Rechnungsstellung rund um die Uhr Kontakt aufzunehmen. Praxen und Kliniken haben zudem die Möglichkeit, diesen Service auf ihrer jeweiligen Internetseite zu verlinken.
Die Bedeutung eines komplett kontaktlosen Ablaufs der Abrechnungsprozesse hat spätestens seit der Corona-Krise zugenommen. In unserer Serie „Säulen der digitalen Transformation in der Privatabrechnung – PVS as a service“ stellen wir in jeder Ausgabe neue Features des Online-Portals PVS dialog vor.
