Mit Freundlichkeit und Kompetenz kümmern sich die Mitarbeiter der PVS um die Bearbeitung der ärztlichen Honorarforderungen. Dabei ist die Durchsetzungskraft ihre Stärke – die Forderungsrealisierung liegt bei über 99 %. Im Mittelpunkt stehen die Kunden aus den Bereichen Praxis oder Krankenhaus: Abrechnungs- und Forderungsmanagement sowie die Buchhaltung übernehmen wichtige Arbeiten, die im Rahmen der Rechnungserstellung für Privatpatienten, Berufsgenossenschaften und vieler anderer Kostenträger anfallen.
Das Ziel einer schnellen Zahlungsbereitschaft der Patienten kann durch entsprechende Maßnahmen gefördert werden: So trägt beispielsweise die Bearbeitung von Wünschen und Anliegen der Rechnungsempfänger zur Beschleunigung der Begleichung bei. Nicht zuletzt deshalb versteht sich die PVS daher auch dem Patienten gegenüber als Dienstleister, als ein wichtiges Bindeglied zwischen Arzt und Patient. So werden nicht nur Rückfragen zu Rechnungen beantwortet, sondern auch Routineanliegen – etwa Rechnungsduplikate und Ratenzahlungsmöglichkeiten – schnell und zügig bearbeitet. Eine wichtige Rolle spielt dabei das Forderungsmanagement. Hier werden täglich unzählige Anrufe von Patienten, Kostenträgern und natürlich auch den behandelnden Ärzten entgegengenommen. Im Idealfall wird ein Teil der Fragen sofort geklärt: Ist die Rechnung schon bezahlt? Was verbirgt sich hinter der abgerechneten Leistung? Wie ist mit einer Mahnung umzugehen? Auch der Wunsch nach einem Duplikat wird sofort erfüllt. Für Fragen zur Rechnungserstellung, zum Gebührenrecht oder zu Buchhaltungsangelegenheiten stehen die entsprechenden Sachbearbeiter parat. Anders als in einem ausgelagerten Callcenter hält die PVS für alles einen kompetenten Ansprechpartner mit entsprechendem Know-how bereit. Und es gibt viel zu tun! An Beanstandungen kommen pro Tag per Telefon, Fax, Post, Patientenportal und E-Mail zahlreiche Fälle auf den Tisch. Von den Patienten werden häufig Vertragsänderungen reklamiert. Ein Beispiel: Der Patient hat eine Rechnung nach GOÄ mit Faktor 2,3 bzw. 1,8 erhalten, ist aber beispielsweise zum Standardtarif versichert. Auch kommt es vor, dass ein Patient gar nicht privat versichert ist, oder er behauptet, dass er keine Chefarztbehandlung gewünscht habe.
Weitere Fälle: Manche Patienten können die abgerechneten Leistungen nicht nachvollziehen oder wünschen eine Veränderung der Diagnose. Die Versicherungen hingegen reklamieren, wenn die medizinische Notwendigkeit für einzelne Leistungen nicht erkennbar ist. Es kann auch sein, dass sie die Begründung für den erhöhten Steigerungsfaktor nicht akzeptieren wollen oder die abgerechneten Leistungen nebeneinander nicht anerkennen. Nachgefragt wird zudem, wenn die Leistungsziffern in der Hauptleistung enthalten sind (Zielleistung) oder die angegebenen Diagnosen nicht den Ansatz der abgerechneten Leistungsziffern rechtfertigen. Das Fehlen einer Unfallmeldung beispielsweise ruft die Berufsgenossenschaften auf den Plan. Sie beanstanden auch, wenn der Arbeitgeber und der Unfallort nicht erkennbar sind, oder Leistungen vor dem Unfalltag abgerechnet wurden. Zu weiteren Reklamationen kommt es, wenn sie einen Arbeitsunfall nicht anerkennen.
PVS als Mittler zwischen Arzt, Patient und Kostenträger
Bei diesen verschiedenen Fragen, Beanstandungen und Parteien braucht es einen Mittler, um die vollständige Bezahlung der Liquidation zu erreichen und den Honoraranspruch des behandelnden Arztes durchzusetzen. Denn nur die kompetente Aufarbeitung der Beanstandungen garantiert, dass die ärztliche Leistung anerkannt und die Rechnung bezahlt wird. Viele der genannten Probleme werden daher von der PVS eigenständig bearbeitet und gelöst. Ein großer (und wichtiger) Vorteil ist es, dass der ärztliche Alltag somit von sämtlichen Rückfragen unbelastet bleibt. Hier punkten die Mitarbeiter der PVS mit ihrer langjährigen Erfahrung, die sie stets mit Schulungen zu medizinischen Schwerpunktthemen abrunden. Zudem können sie auf umfangreiche Arbeitsmaterialien in ihrer Datenbank zugreifen, um Stellungnahmen an die Kostenträger zu verfassen. Der Arzt muss nicht miteinbezogen werden und sieht lediglich die Dokumentation der bezahlten Rechnung als Ergebnis dieser Tätigkeit auf seinem monatlichen PVS-Kontoauszug. Lediglich Fragen zu sehr speziellen patientenspezifischen Vorgängen können die Mitarbeiter der PVS nicht beantworten. Der (nachvollziehbare) Grund: Sie sind naturgemäß bei der Behandlung nicht dabei. Anders verhält es sich bei der Erbenermittlung, denn diese gehört ebenfalls in den Bereich des Forderungsmanagements. Bei verstorbenen Patienten werden die Erben bzw. Nachlassverwalter durch eine Anfrage beim Nachlassgericht ermittelt und ein entsprechender Kontakt hergestellt. Ist ein Patient unbekannt verzogen, ermittelt die PVS die neue Adresse beim Einwohnermeldeamt.
Unterstützung beim Mahnverfahren
Auch das vorgerichtliche und das gerichtliche Mahnverfahren bilden einen großen Aufgabenbereich des Forderungsmanagements. Das unterstreicht folgender Aspekt: Mit den vier regionalen Gesellschaften PVS rhein-ruhr, PVS berlin-brandenburg-hamburg, PVS bayern und PVS pria hat die PVS holding im Jahre 2019 zu den rund 7,2 Mio. Rechnungen rund 4,4 Mio. Mahnungen (1. und 2. Mahnungen: ca. 1,7 Mio.; Inkassomahnungen und Mahnbescheide ca. 2,7 Mio.) erstellt.
Hierbei ist zu beachten, dass Patienten, die die Zahlungsfrist der Rechnung verstreichen lassen, höflich mit einer 1. Erinnerung zur Zahlung gebeten werden. Wichtig: Die Erinnerung muss zeitgleich mit dem Ende der Zahlungsfrist versandt werden. Verstreicht auch diese Zahlungsfrist, muss der Patient mit einer 2. Mahnung konsequent zur Zahlung aufgefordert werden. Kommt er der Aufforderung weiterhin nicht nach, kann das gerichtliche Mahnverfahren eingeleitet werden. Allerdings hat die PVS sehr gute Erfahrungen damit gemacht, den Patienten die 3. Mahnung in Form einer Inkassomahnung zuzusenden. Diese wird von der M4You – einem der PVS verbundenen Unternehmen – versandt. So wird der Patient deutlich darauf hingewiesen, dass bei weiterem Zahlungsverzug der gerichtliche Mahnbescheid ins Haus steht. Das Resultat überzeugt: 99,4 % der PVS-Rechnungen sind spätestens nach Versand der Inkassomahnung bezahlt!
Kommt es doch zu einem gerichtlichen Mahnverfahren, steht die PVS ihren Kunden ebenfalls zur Seite, indem sie die Zuarbeiten für die Vertragsanwälte erledigt und die Unterlagen zum Klageverfahren vorbereitet. Klar ist aber auch: Über das dreistufige Mahnverfahren hinweg reduziert sich die Anzahl der tatsächlich hartnäckigen Schuldner, zu denen ein gerichtlicher Mahnbescheid mit anschließenden Vollstreckungsmaßnahmen durchgeführt werden muss, ganz erheblich. Diese Tatsache unterstreicht die Bedeutung der geschilderten Vorgänge für eine zügige Bezahlung der offenen Rechnungsbeträge, um den regelmäßigen Liquiditätszufluss zu sichern.
